Статията е публикувана първоначално в бр. 4/2016 на сп. „Бизнес клуб“
Автор: Миглена Панова, PHRi®, SHRM-CP

Одитът в областта на човешките ресурси е задълбочен анализ на функцията – политики, процедури, процеси, документация и системи. Идентифицира силните и слабите й страни, като извършва независима, обективна и систематична оценка на дейностите и ползите им и предлага начини и мерки за подобряване на представянето му, там където е необходимо. Одитът е подробен и изчерпателен процес, сложна система от процеси, методология, цели; част от вътрешния контрол в организацията и управлението на риска, от цялостното стратегическо управление на компанията за постигане на бизнес целите й.

Самата идея за предстоящия одит (в частност дори и проверката от Инспекцията по труда, бихме могли да я категоризираме като вид одит) всява страх, провокира много въпроси в нас: „Готов ли съм? Наред ли е всичко? Имам ли всичко – файлове, папки, документи, налични ли са, подредени ли са? Да не съм пропуснал нещо?, Как ще се представя? А после?“. Нивото на стрес се покачва. Самите ние сме наясно, че в напрегнатото и натоварено ежедневие, вероятността да сме пропуснали нещо е голяма. В работата си непрекъснато трябва да съблюдаваме изискванията на трудовото законодателство, на мениджмънта, на компанията – майка, на клиентите. Трябва да изградим и приложим политики и процедури, които от една страна не противоречат на законодателството, а от друга посрещат нуждите на компанията, мениджмънта и клиентите, и от трета – на самите служители. И всичко това, за да може компанията, за която работим да се развива, да достига своите цели, да е конкурентноспособна и печеливша.

Какво да направим, за да избегнем стреса преди и по време на одит?

  • Така както се променя бизнеса, така и изискванията към човешки ресурси се променят. Създайте си навик, регулярно да преглеждате дали политиките и процедурите отговарят на тези промени и нови изисквания;
  • „Бъдете в час“ с промените в трудовото законодателство и реагирайте своевременно. Не отлагайте.
  • Една от най-трудната част на досиетата на служителите е да ги поддържате организирани, поради количеството хартиени документи, които се събират в човешки ресурси и трябва да се пазят; Чеклистовете помагат много, за да не се пропусне някой документ или стъпка и да се поддържа пълно и актуално досие на всеки.
  • Създайте си система за проследяване на давност на документите, в случай че имат срок и подлежат на подновяване.
  • Организирайте документите по индекси, които ще ви говорят – по име, или цел, или номер.
  • Не приемайте одитния доклад като нещо лично или с цел да ви навреди. Изучете внимателно откритията, съществуващите рискове и препоръките. Поставете приоритети и започнете с най-критичните точки и тези липси, които носят най-голям риск. Преценете, кои от препоръките са приложими и изпълними. Направете план за действие за елиминиране пропуските.

Ползите, които и функцията „Човешки ресурси“ и мениджмънта биха имали са много, но нека изброим само по-важните:

За функцията „Човешки ресурси“:

  • Отвежда функцията на едно по-високо следващо ниво, обвързана с фирмените стратегии и цели.
  • Повишава доверието на мениджмънта към функцията.
  • Създава система за постоянен контрол на дейностите в самата функция
  • Повишава самочувствието на служителите, подобрява имиджа на функцията , насърчава за по-голяма отговорност и професионализъм, мотивира екипа.

За мениджмънта:

  • Идентифицира приноса на функцията „Човешки ресурси“ в организацията
  • Прави функцията на човешки ресурси бизнес насочена.
  • Помага целите и стратегията на човешки ресурси да се приравнят с корпоративната стратегия и цели
  • Дава специфични, измерими и проверими данни на текущото състояние.
  • Намалява разходите за човешки ресурси, чрез насърчаване на по-добро планиране, по-голяма ефективност на процедурите.
  • Изяснява ролите, задълженията и отговорностите в управлението на персонала.
  • Дава данни при определянето на стратегията и дългосрочното планиране.

В заключение можем да кажем, че HR одитът е полезен за организацията. Така че не се съпротивлявайте, а извлечете максималната полза от него.